Offboarding und KI-Zugänge: Was passiert, wenn Mitarbeiter oder Saisonkräfte gehen?

Die Offboarding-Checkliste hat KI vergessen

Die meisten Unternehmen haben eine Routine für das Offboarding: Laptop zurückgeben, E-Mail-Konto deaktivieren, die Person aus dem ERP entfernen und den Türcode ändern.

KI-Werkzeuge stehen selten auf dieser Liste. Dabei hat ein ausscheidender Mitarbeiter in vielen Unternehmen noch:

• ein persönliches ChatGPT- oder Claude-Konto mit Chats, die Kundenexporte enthalten,
• eine KI-App, die mit dem eigenen Login mit dem Shop des Unternehmens verbunden ist,
• eine Konfigurationsdatei oder einen Chat mit einem ERP-API-Token, oft von jemand anderem erstellt,
• selbst gebaute Automatisierungen, die mit diesen Zugangsdaten weiterlaufen.

Den ERP-Benutzer zu deaktivieren ändert an alldem nichts, wenn der Token einem Kollegen gehört. Dieser Kollege ist oft der Geschäftsführer, weil er „die richtigen Rechte“ hatte.

Warum eingefügte Token das Offboarding mühsam machen

Ein Token, der in einen Chat oder ein Skript eingefügt wurde, weiß nicht, wer ihn benutzt. Um sicherzugehen, dass eine ausscheidende Person keinen Zugriff mehr hat, müssen Sie:

1. Einen neuen Token erstellen.
2. Jedes Skript, jede Automatisierung und jede Person finden und aktualisieren, die den alten Token genutzt hat.
3. Den alten Token widerrufen und hoffen, dass nichts Wichtiges kaputtgeht.

Dieser Schritt wird leicht vergessen, und ein Token kann lange gültig bleiben.

Saisonkräfte machen daraus ein Routineproblem

Hotels, Restaurants, Gartencenter und Händler stellen jedes Jahr Dutzende Saisonkräfte ein. Hängt der KI-Zugriff von geteilten Logins oder individuellen Setups ab, endet jede Saison mit derselben Frage: Wer hat eigentlich noch Zugriff?

Wie Steward das Offboarding einfach macht

Steward trennt Personen von Zugangsdaten:

• Der weclapp-Token, die Zugangsdaten der Shopify-App oder der ASA-Login werden einmalig von einem Administrator eingegeben. Sie werden verschlüsselt gespeichert und niemandem angezeigt, auch nicht der KI. Kollegen erhalten nie eine Kopie. Erstellen Sie den weclapp-Token für einen eigenen weclapp-Benutzer statt für das Konto einer Person: Wird das Konto des Token-Inhabers deaktiviert, funktioniert die Verbindung nicht mehr.
• Personen erhalten Zugriff über den Arbeitsbereich, Projekte und Verbindungsberechtigungen, idealerweise über Teams.

Verlässt jemand das Unternehmen, entfernen Sie seinen Zugriff. Die Schlüssel des Unternehmens müssen Sie nicht austauschen.

Das Offboarding in zwei Minuten

1. Entfernen Sie die Person aus ihren Teams unter Einstellungen → Teams. Projekt- und Verbindungszugriffe, die über diese Teams erteilt wurden, enden damit. Siehe Personen und Teams.
2. Prüfen Sie direkte Freigaben. Zugriff, der der Person direkt und nicht über ein Team erteilt wurde, müssen Sie separat entfernen: in der Freigabe des Projekts und unter Zugriff der Verbindung. Siehe Zugriffe prüfen, wenn sich Zuständigkeiten ändern.
3. Entfernen Sie die Person aus dem Arbeitsbereich unter Einstellungen → Personen.
4. Prüfen Sie geplante Aufgaben, die die Person erstellt hat oder die als sie ausgeführt werden, und übertragen oder erstellen Sie sie bei Bedarf neu. Siehe Berechtigungen geplanter Aufgaben.

Die Unterhaltungen, Vorschläge und Genehmigungen der Person bleiben in den Projekten des Unternehmens. Die Aufzeichnung dessen, was sie getan hat, geht nicht mit ihr. Siehe Wer hat das genehmigt?

Für die nächste Saison vorsorgen, nicht nur für diese

Der beste Zeitpunkt, das Offboarding zu planen, ist das Onboarding:

• Legen Sie Teams nach Rolle an, etwa „Rezeption“, „Housekeeping“, „Saison F&B“ oder „Lager“, und erteilen Sie Projekt- und Verbindungszugriff dem Team, nicht einzelnen Personen.
• Projektrollen. Betrachter verfolgen Ergebnisse, Mitwirkende nutzen eingerichtete Verbindungen und bereiten Änderungen vor, Projektmanager genehmigen. Eingeladene Projektmitglieder benötigen keine separate Verbindungsfreigabe.
• Lassen Sie Genehmigungen beim festen Personal. Belastungen, Erstattungen und Preisänderungen sollte jemand genehmigen, der auch nächsten Monat noch da ist.
• Nutzen Sie Einladungen statt geteilter Konten. Jede Person erhält eine eigene Anmeldung. Siehe Personen und Teams.
• Am Ende der Saison leeren Sie das Saison-Team in einem Schritt.

Eine einfache vierteljährliche Überprüfung

Einmal pro Quartal sollte ein Administrator des Arbeitsbereichs prüfen:

• wer in welchem Team ist,
• welche Personen direkte Freigaben für Verbindungen haben,
• wer die Berechtigungen Genehmigen und Konfigurieren hat,
• welche geplanten Aufgaben es gibt und worauf sie zugreifen können.

Falls Sie bisher Token eingefügt haben

1. Erstellen Sie neue Zugangsdaten in weclapp, Shopify oder ASA und verbinden Sie sie ausschließlich in Steward.
2. Widerrufen Sie die alten Token.
3. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, Chats mit Token oder Kundenexporten zu löschen.
4. Nehmen Sie „KI-Werkzeuge“ in Ihre Offboarding-Checkliste auf.

Die vollständige Checkliste finden Sie in Sollten Sie Ihren API-Token in ChatGPT einfügen?

Jetzt starten

Erstellen Sie Teams, vergeben Sie Projektrollen und Verbindungsberechtigungen an Teams und machen Sie KI-Zugänge ab sofort zum Teil Ihres Onboardings und Offboardings.