ASA HOTEL und ChatGPT: So nutzen Sie KI sicher mit Ihrer Hotelsoftware

Hotelteams nutzen KI längst. Die Frage ist, wie

Die Rezeption schreibt Gäste-E-Mails mit ChatGPT. Die Leitung fasst damit Bewertungen zusammen. Früher oder später stellt jemand die naheliegende Frage: Kann mir die KI nicht auch sagen, wer heute anreist, welche Zimmer noch nicht gereinigt sind und welche Gäste offene Rechnungen haben?

Diese Informationen liegen in ASA HOTEL. Es gibt drei Wege, sie mit KI zusammenzubringen – und sie sind nicht gleich sicher.

Option 1: eine Liste exportieren und hochladen

Jemand exportiert die heutigen Anreisen oder eine Liste der Hausgäste aus ASA und lädt sie in ChatGPT hoch.

• Es funktioniert für eine einmalige Frage.
• Die Daten sind personenbezogen. Namen, Zimmernummern, Daten und manchmal Hinweise zu Allergien, Barrierefreiheit oder Zahlung landen in einem persönlichen Chat-Konto, außerhalb der Kontrolle Ihres Hotels.
• Die Daten sind sofort veraltet. Eine späte Anreise oder ein Zimmerwechsel steht nicht in der Datei.
• Niemand sonst sieht das Ergebnis. Die Nachtschicht fängt wieder bei null an.

Option 2: einem KI-Werkzeug die ASA-Zugangsdaten geben

Manche fügen die Adresse und den Login des Reservation Service in ein KI-Werkzeug oder ein selbst gebautes Skript ein.

• Der Login hat alle Rechte dieses ASA-Kontos. Dazu gehören auch Methoden, die Belastungen buchen oder Reservierungen anlegen.
• Die Zugangsdaten stehen in einem Chatverlauf und wandern mit jedem geteilten Link und jeder Kopie des Codes mit.
• Nichts verhindert eine versehentliche Änderung. Eine missverstandene Anfrage kann eine Belastung auf das falsche Zimmer buchen.

Das grundsätzliche Problem erklären wir in Sollten Sie Ihren API-Token in ChatGPT einfügen? Im Hotel wiegt es noch schwerer, weil Gästedaten Gesundheitsinformationen enthalten können.

Option 3: ASA einmal verbinden, mit Berechtigungen und Genehmigungen

So funktioniert Steward:

1. Ein Administrator verbindet ASA einmalig. Er nutzt die Daten für den Reservation Service, die er von Ihrem ASA-Administrator erhält. Siehe ASA HOTEL verbinden. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert, nie wieder angezeigt und nie an die KI weitergegeben.
2. Jedes Team erhält nur, was es braucht. Die Rezeption kann Reservierungen lesen. F&B kann Änderungen in der Gastronomie vorbereiten. Nur die Front-Office-Leitung kann Belastungen genehmigen. Siehe Verbindungsberechtigungen.
3. Die Berechtigungen von ASA gelten weiterhin. Steward prüft die Rechte der Person, und ASA prüft die Methodenberechtigungen und lizenzierten Module des Kontos. Siehe ASA-Methodenzugriff.
4. Folgenreiche Änderungen brauchen eine Genehmigung. Zimmerbelastungen, Buchungsbelege, das Anlegen von Reservierungen, Spa-Buchungen und Zimmernachrichten erfordern standardmäßig eine Genehmigung, auch im Modus „Automatisch“.
5. Unsichere Ergebnisse stoppen weitere Änderungen. Bestätigt ASA eine Belastung nicht, versucht Steward es nie von sich aus erneut. Es hält weitere Änderungen zurück, bis jemand in ASA nachsieht und festhält, was passiert ist.

Was Ihr Team fragen kann

Zeige die heutigen Anreisen, Abreisen und belegten Zimmer.

Bereite eine Housekeeping-Übergabe mit den Zimmern vor, die Aufmerksamkeit brauchen, sortiert nach Ankunftszeit.

Welche Gäste, die morgen abreisen, haben einen offenen Saldo über 300 €?

Zeige die heutigen Hausgäste mit ihrem Tisch und ihren Küchennotizen.

Weitere Beispiele nach Abteilung finden Sie in KI im Hotel: schnelle Antworten aus ASA HOTEL. Ein vollständiges Praxisbeispiel zeigt Gäste mit Nussallergie fern der Röststation platzieren.

Die drei Optionen im Vergleich

	Export + ChatGPT	Zugangsdaten in einem KI-Werkzeug	Steward
Live-Daten	Nein	Ja	Ja
Gästedaten in persönlichen Chats	Ja	Ja	Nein, sie bleiben in gemeinsamen Hotelprojekten, verarbeitet von Steward und seinen KI-Modellanbietern
Zugangsdaten geschützt	—	Nein	Verschlüsselt, nie angezeigt, nie an die KI weitergegeben
Rechte pro Person	Nein	Nein	Ja, plus die Methodenberechtigungen von ASA
Belastungen geprüft	—	Nein	Standardmäßig immer
Keine automatische Wiederholung unsicherer Belastungen	—	Nein	Unsichere Ergebnisse blockieren weitere Änderungen
Übergabe im Team	Nein	Nein	Gemeinsame Projekte und geplante Briefings

Was Steward in ASA abdeckt

Steward unterstützt alle 33 Methoden des Reservation-Service-Vertrags v2.14 von ASA HOTEL: 21 Lesezugriffe, drei Routineaktualisierungen und neun Änderungen, die eine Genehmigung erfordern. Welche davon Ihr Team nutzen kann, hängt von den Berechtigungen und lizenzierten Modulen Ihres ASA-Kontos ab.

Jetzt starten

Lassen Sie sich von Ihrem ASA-Administrator den Endpunkt des Reservation Service und ein Konto mit den benötigten Methodenberechtigungen geben und verbinden Sie dann ASA HOTEL. Beginnen Sie mit einem Morgenbriefing im Modus Nur lesen. Wie das geht, zeigt unser Artikel zum Morgenbriefing.