Microsoft Copilot oder Google Gemini fürs ERP? Was Office-KI mit weclapp-, Shopify- und Hoteldaten kann – und was nicht
Sie zahlen für Microsoft 365 Copilot oder Gemini. Beantwortet es Fragen zu weclapp, Shopify oder ASA HOTEL? Wo Office-KI aufhört und Steward passt.
„Wir haben doch schon Copilot“
Das ist ein häufiger Einwand gegen jedes neue KI-Werkzeug. Nutzt Ihr Unternehmen Microsoft 365 oder Google Workspace, zahlen Sie vielleicht schon für Microsoft 365 Copilot oder Gemini für Google Workspace. Warum also nicht auch für geschäftliche Fragen?
Die ehrliche Antwort: Office-KI ist hervorragend bei der Arbeit, für die sie gebaut wurde – und das sind vor allem Dokumente, E-Mails, Meetings und Chats. Ihre Aufträge, Rechnungen, Bestände und Reservierungen liegen woanders.
Was Office-KI sehr gut kann
Copilot und Gemini sind in die Werkzeuge eingebaut, die Ihr Team den ganzen Tag nutzt:
- Lange E-Mail-Verläufe und Meetings zusammenfassen.
- Dokumente, Präsentationen und Antworten entwerfen.
- Die richtige Datei in SharePoint, OneDrive oder Google Drive finden.
- Eine vorhandene Tabelle auswerten.
Sie nutzen die Berechtigungen Ihres Microsoft- oder Google-Kontos. Jeder sieht also nur die Dateien und E-Mails, auf die er ohnehin Zugriff hat. Für Wissensarbeit ist das ein starkes Angebot.
Wo Office-KI aufhört
Ihr ERP, Ihr Shop und Ihr Hotelsystem sind keine Dokumente. Es sind Live-Geschäftssysteme mit eigenen APIs, Berechtigungen und Regeln.
- Keine fertige, gepflegte Verbindung zu weclapp, Shopify oder ASA HOTEL. Office-KI kann einen Export Ihrer Aufträge auswerten, aber der Export ist veraltet, sobald er erstellt ist.
- Eigene Connectoren sind ein IT-Projekt. Beide Plattformen lassen sich mit Connectoren und Agenten erweitern, aber jemand muss sie für jedes System bauen, absichern und pflegen.
- Änderungen an Geschäftsdaten brauchen besondere Sorgfalt. Einen Artikelpreis zu ändern oder eine Zimmerbelastung zu buchen ist etwas anderes, als ein Dokument zu bearbeiten. Dafür braucht es einen Genehmigungsschritt, den die Fachverantwortlichen steuern, nicht die IT.
- Die Regeln gehören ins Geschäftssystem. Office-KI weiß nicht, dass Erstattungen immer geprüft werden sollten oder welche ASA-Methoden Ihr Konto aufrufen darf.
Wie Steward neben Office-KI passt
Steward ist für den Teil gebaut, den Office-KI nicht abdeckt: Live-Geschäftssysteme, die ein Team gemeinsam nutzt, mit kontrollierten Änderungen.
- Fertige Verbindungen zu weclapp, Shopify und ASA HOTEL. Ein Administrator richtet sie ohne Entwicklungsprojekt ein.
- Projektrollen. Betrachter verfolgen Ergebnisse, Mitwirkende nutzen eingerichtete Verbindungen und bereiten Änderungen vor, Projektmanager genehmigen. Eingeladene Projektmitglieder benötigen keine separate Verbindungsfreigabe.
- Vorschläge und Genehmigungen standardmäßig für jede Änderung, mit Regeln für Pflichtprüfungen bei heiklen Aktionen.
- Gemeinsame Projekte für Teams wie Buchhaltung, E-Commerce oder Rezeption, mit geplanten Berichten.
- Herunterladbare Ergebnisse. Tabellen und Dateien, die Sie in Excel, Word oder Google Sheets weiterverwenden können. Siehe Antworten und Downloads.
Im direkten Vergleich
| Microsoft 365 Copilot / Gemini für Workspace | Steward | |
|---|---|---|
| Besonders stark bei | E-Mails, Dokumenten, Meetings, Dateien | ERP-, Shop- und Hoteldaten |
| weclapp, Shopify, ASA HOTEL | Über Exporte oder eigene Connectoren | Eingebaute Verbindungen |
| Berechtigungen basieren auf | Ihrem Microsoft- oder Google-Konto | Lesen, Schreiben und Genehmigen pro System |
| Änderungen an Geschäftsdaten | Nicht ihr Schwerpunkt | Vorschläge mit Genehmigung |
| Wiederkehrende Berichte aus Geschäftssystemen | Nicht ihr Schwerpunkt | Geplante Aufgaben |
| Einrichtung für Geschäftssysteme | IT-Projekt | In den Einstellungen verbinden |
Beides nutzen, jeweils für seine Stärken
Eine typische Woche könnte so aussehen:
- Steward: „Welche Kunden sind mehr als 30 Tage überfällig?“ Im Finanzprojekt erscheint eine Tabelle.
- Copilot oder Gemini: „Entwirf eine freundliche Zahlungserinnerung an diese fünf Kunden.“ Das passiert in Outlook oder Gmail.
- Steward: „Bereite eine Preiserhöhung von 5 % für die Gruppe ‚Zubehör‘ vor.“ Der Vorschlag wartet auf die Genehmigung der Vertriebsleitung.
- Copilot oder Gemini: „Schreibe die Kundeninformation zu den neuen Preisen.“
Jetzt starten
Nutzen Sie Ihre Office-KI weiter für Dokumente und E-Mails. Verbinden Sie Ihr Geschäftssystem mit Steward, zum Beispiel weclapp, Shopify oder ASA HOTEL, und stellen Sie Ihre erste Frage im Modus Nur lesen.