Das automatische Hotel-Morgenbriefing: Anreisen, Housekeeping und offene Salden vor 7:00

Die ersten 30 Minuten jeder Schicht

Um 6:45 beginnt die Frühschicht an der Rezeption in den meisten Hotels gleich. Anreiseliste drucken. Abreisen prüfen. Beim Housekeeping nachfragen, welche Zimmer fertig sind. Nach Gästen mit offenen Rechnungen suchen, die vielleicht früh abreisen. Die Notizen der Nachtschicht lesen.

Das ist jeden Tag eine halbe Stunde Klicken und Vergleichen, 365 Tage im Jahr. Mit Steward und ASA HOTEL wartet das Briefing bereits, wenn die Schicht beginnt.

Was das Briefing enthält

Ein gutes Morgenbriefing beantwortet fünf Fragen:

1. Wer reist heute an, und wann?
2. Wer reist heute ab, und sind die Konten ausgeglichen?
3. Welche Zimmer müssen zuerst fertig sein, weil Gäste früh anreisen?
4. Welche Gäste brauchen besondere Aufmerksamkeit, etwa VIPs, Sonderwünsche oder Ernährungshinweise?
5. Was hat die Nachtschicht offen gelassen?

Die ersten vier liest Steward aus ASA, mit Methoden wie getReservations, getInHouseRoomReservations, getHousekeepingStatus und den Lesezugriffen auf die Zimmerkonten. Welche ASA-Berechtigungen und Module jede davon braucht, steht im Leitfaden für den Hotelbetrieb.

Einmal einrichten

1. Legen Sie ein Projekt Rezeption an, aktivieren Sie die ASA-Verbindung und geben Sie dem Rezeptionsteam die Berechtigung Lesen für die Verbindung.
2. Öffnen Sie Geplant → Neue Aufgabe. Siehe Eine geplante Aufgabe erstellen.
3. Nennen Sie die Aufgabe Morgenbriefing. Lassen Sie sie Täglich um 06:30 in der Zeitzone Ihres Hotels laufen.
4. Wählen Sie die ASA-Verbindung und Nur lesen.
5. Schreiben Sie die Anweisungen:

Bereite das heutige Rezeptions-Briefing vor und verwende dabei das lokale Datum des Hotels.

1. Anreisen: Gastname, Zimmer, Personenzahl, erwartete Ankunftszeit, falls bekannt. Markiere Anreisen vor 14:00.
2. Abreisen: Gastname und Zimmer mit dem aktuellen Zimmersaldo. Hebe Salden über 200 € hervor.
3. Housekeeping: Abreise- und Anreisezimmer, die noch nicht gereinigt sind, sortiert nach erwarteter Ankunft.
4. Hinweise: Anreisen und Hausgäste mit Restaurant- oder Küchennotizen.

Halte es auf einer Bildschirmseite. Verwende Tabellen. Ändere nichts.

Wählen Sie einmal Jetzt ausführen, um das Ergebnis zu sehen, und schärfen Sie die Formulierung nach.

Warum „Nur lesen“

Das Briefing läuft um 06:30, ohne dass jemand zusieht. Nur lesen stellt sicher, dass es ASA lesen, aber nie eine Belastung buchen, einen Status ändern oder eine Reservierung anfassen kann – ganz gleich, was in den Anweisungen steht.

Hausregeln einmal hinterlegen

Hinterlegen Sie hotelspezifisches Wissen in den Projektanweisungen des Projekts „Rezeption“:

Die Zimmer 401–410 sind Suiten; nenne Anreisen in Suiten immer zuerst. Ein später Check-out bis 13:00 ist für Stammgäste kostenlos. Behandle jeden Hinweis mit „VIP“ oder „Gast der Direktion“ als VIP.

Das geplante Briefing und jeder Chat der Rezeption halten sich an diese Regeln.

Offene Salden vor der Abreise

Eine zweite, kleinere Aufgabe spart echtes Geld. Sie läuft Täglich um 18:00 im Modus Nur lesen:

Liste die Gäste auf, die morgen abreisen, mit ihrem aktuellen Zimmersaldo und der voraussichtlichen Rechnung. Hebe Salden über 300 € hervor.

So kann die Rezeption die Gäste schon am Abend ansprechen statt morgens im größten Andrang am Empfang. Voraussichtliche Rechnungen können sich ändern, und manche Abrechnungsdaten verschwinden, wenn ein Konto geschlossen wird. Behandeln Sie die Zahlen deshalb als Arbeitsliste, nicht als endgültige Rechnung.

Vom Briefing zur Aktion

Das Briefing ist nur lesend, die Unterhaltung muss es nicht sein. Eine Rezeptionistin mit dem passenden Zugriff kann in einem normalen Chat nachfassen:

Das Housekeeping hat Zimmer 214 bestätigt. Setze den Housekeeping-Status auf „gereinigt“.

Routinemäßige Housekeeping-Aktualisierungen folgen dem Berechtigungsmodus des Chats. Belastungen und andere folgenreiche Änderungen erfordern immer eine Genehmigung.

Wer das Briefing sieht

Alle mit Zugriff auf das Projekt „Rezeption“ sehen das Ergebnis jeder Ausführung. Dazu gehören die Nachtschicht, die Front-Office-Leitung und in der Saison auch die Saisonkräfte. Endet die Saison, entfernen Sie die Saisonkräfte aus dem Team. Niemandes ASA-Passwort muss geändert werden. Siehe Offboarding und KI-Zugänge.

Jetzt starten

Verbinden Sie ASA HOTEL, legen Sie das Projekt „Rezeption“ an und richten Sie das Morgenbriefing im Modus Nur lesen ein. Zu Belastungen lesen Sie Minibar-Abrechnung ohne Doppelbuchungen.