Zwei weclapp-Prüfungen, die jedes Unternehmen automatisieren sollte: unbezahlte Aufträge und negative Margen

Kleine Prüfungen, viel Geld

Die meisten Unternehmen verlieren Geld nicht durch ein einzelnes großes Ereignis. Sie verlieren es durch kleine Lecks, die wochenlang niemand bemerkt: eine Rechnung, die seit drei Wochen überfällig ist, ein Artikel, der nach einer Preiserhöhung des Lieferanten unter Einkaufspreis verkauft wird, ein Angebot, bei dem niemand nachgefasst hat.

weclapp enthält alles, um diese Lecks zu finden. Was meist fehlt, ist jemand, der jeden Tag hinschaut. Dieser Artikel zeigt zwei Prüfungen, die Ihr Team in Steward in jeweils etwa fünf Minuten einrichten kann. Beide laufen automatisch und können nie einen Datensatz ändern.

Prüfung 1: unbezahlte Aufträge, jeden Tag um 17:00

Welche Frage sie beantwortet

„Welche Kunden schulden uns Geld, wie viel ist überfällig, und wen müssen wir heute erinnern?“

So richten Sie sie ein

1. Öffnen Sie Geplant und wählen Sie Neue Aufgabe. Alle Felder erklärt Eine geplante Aufgabe erstellen.
2. Nennen Sie sie Tägliche unbezahlte Aufträge und wählen Sie Ihr Finanzprojekt.
3. Stellen Sie Wiederholen auf Täglich, die Uhrzeit auf 17:00 und Ihre Zeitzone ein.
4. Wählen Sie Ihre weclapp-Verbindung und als Berechtigungsmodus Nur lesen.
5. Verwenden Sie zum Beispiel diese Anweisungen:

Prüfe unbezahlte Rechnungen und Aufträge. Fasse Kunde, Belegnummer, Fälligkeitsdatum und offenen Betrag in Euro zusammen. Zeige überfällige Posten zuerst, gruppiert nach Kunde, mit einer Summe pro Kunde. Markiere alles, was mehr als 30 Tage überfällig ist. Ändere keine Datensätze.

Wählen Sie einmal Jetzt ausführen, um das Ergebnis zu prüfen, und schärfen Sie die Anweisungen bei Bedarf nach.

Warum „Nur lesen“ wichtig ist

Eine geplante Aufgabe läuft, ohne dass jemand zusieht. Nur lesen stellt sicher, dass sie lesen und berichten, aber nie einen Datensatz in weclapp ändern kann – ganz gleich, was in den Anweisungen steht. Die Berechtigungen und Verbindungen der Aufgabe werden bei jeder Ausführung geprüft.

Prüfung 2: Artikel unter Einkaufspreis, jeden Montag

Welche Frage sie beantwortet

„Bei welchen Artikeln liegt der Verkaufspreis auf oder unter dem Einkaufspreis, und welche aktuellen Aufträge sind betroffen?“

Preiserhöhungen von Lieferanten kommen oft per E-Mail, und die Verkaufspreise werden erst später oder gar nicht angepasst. Diese wöchentliche Prüfung schließt die Lücke.

So richten Sie sie ein

Erstellen Sie eine zweite geplante Aufgabe: Wöchentlich, Montag, 08:00, dieselbe Verbindung und Nur lesen.

Finde Artikel, deren aktueller Verkaufspreis auf oder unter dem Einkaufspreis liegt oder deren Marge unter 10 % liegt. Liste Artikelnummer, Name, Einkaufspreis, Verkaufspreis und Marge auf. Liste danach die Aufträge der letzten 7 Tage auf, die diese Artikel enthalten. Ändere keine Datensätze.

Aus dem Ergebnis eine Aktion machen

Zeigt der Montagsbericht Probleme, kann ein Mitwirkender oder Projektmanager in einem normalen Chat fragen:

Bereite neue Verkaufspreise für die Artikel aus dem heutigen Margenbericht vor, sodass jeder mindestens 25 % Marge hat. Runde auf ,90 und zeige mir alte und neue Preise.

Steward bereitet im Modus „Genehmigung anfordern“ einen Vorschlag vor. Die Vertriebsleitung prüft jeden Preis und genehmigt oder lehnt den gesamten Batch ab. Bericht, Vorschlag und Entscheidung bleiben im Projekt. So sehen Sie auch später noch, warum sich Preise geändert haben.

Für einheitliche Ergebnisse sorgen

Hinterlegen Sie die Regeln Ihres Unternehmens einmal in den Projektanweisungen, und jede geplante Ausführung hält sich daran:

Gib Beträge in Euro und netto ohne Umsatzsteuer an. Schließe Testkunden aus, deren Name mit „TEST“ beginnt. „Überfällig“ bedeutet: nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung, nicht nach dem Auftragsdatum.

Wer was sieht

• Das Finanzteam erhält Zugriff als Betrachter oder Mitwirkender auf das Projekt und die Berechtigung Lesen für die weclapp-Verbindung.
• Nur die Vertriebsleitung hat die Berechtigung Genehmigen für Preisänderungen.
• Ein Projektmanager erstellt und pflegt die geplanten Aufgaben.

Weitere Prüfungen, die sich lohnen

• Angebote, die älter als 30 Tage sind und noch nicht zu Aufträgen wurden.
• Kunden, die letztes Jahr monatlich bestellt haben, in den letzten 60 Tagen aber nicht mehr.
• Für heute geplante Lieferungen, die noch nicht gepackt sind.
• Artikel mit Bestand, aber ohne Verkauf in 90 Tagen.

Jetzt starten

Verbinden Sie weclapp, aktivieren Sie die Verbindung für Ihr Finanzprojekt und erstellen Sie Ihre erste geplante Aufgabe. Die API-Grundlagen hinter diesen Prüfungen finden Sie in weclapp API Beispiele.