Kilépő munkatársak és MI-hozzáférés: mi történik, ha egy munkatárs vagy szezonális dolgozó távozik?

A kiléptetési ellenőrzőlistából kimaradt az MI

A legtöbb cégnek van kiléptetési rutinja. Le kell adni a laptopot, deaktiválják az e-mail-fiókot, eltávolítják a személyt az ERP-ből, és megváltoztatják az ajtókódot.

Az MI-eszközök ritkán szerepelnek ezen a listán. Pedig sok vállalkozásnál egy távozó munkatársnak még mindig van:

• egy személyes ChatGPT- vagy Claude-fiókja ügyfélexportokat tartalmazó beszélgetésekkel,
• egy saját belépésével a cég webshopjához csatlakoztatott MI-alkalmazása,
• egy konfigurációs fájlja vagy beszélgetése egy ERP-API-tokennel, amelyet gyakran valaki más hozott létre,
• általa készített automatizálásai, amelyek ezekkel a hitelesítő adatokkal tovább futnak.

Az ERP-felhasználójának deaktiválása mindezt nem érinti, ha a token egy kollégához tartozik. Ez a kolléga gyakran az ügyvezető, mert neki voltak „megfelelő jogosultságai”.

Miért teszik fájdalmassá a kiléptetést a bemásolt tokenek?

Egy beszélgetésbe vagy szkriptbe bemásolt token nem tudja, ki használja. Ahhoz, hogy biztos legyen benne, hogy a távozó személy elvesztette a hozzáférését, ezt kell tennie:

1. Új tokent hoz létre.
2. Megkeres és frissít minden szkriptet, automatizálást és személyt, aki a régit használta.
3. Visszavonja a régi tokent, és reméli, hogy semmi fontos nem romlik el.

Ezt a lépést könnyű elfelejteni, és egy token sokáig érvényes maradhat.

A szezonális munkaerőnél ez visszatérő probléma

Szállodák, éttermek, kertészetek és kiskereskedők minden évben több tucat szezonális dolgozót vesznek fel. Ha az MI-hozzáférés közös belépéseken vagy egyéni beállításokon múlik, minden szezon ugyanazzal a kérdéssel zárul: kinek van még hozzáférése?

Hogyan teszi egyszerűvé a Steward a kiléptetést?

A Steward elválasztja egymástól a személyeket és a hitelesítő adatokat:

• A weclapp-tokent, a Shopify-alkalmazás hitelesítő adatait vagy az ASA-belépést egy adminisztrátor egyszer adja meg. Titkosítva tároljuk őket, és soha senkinek nem jelennek meg, az MI-nek sem. A kollégák soha nem kapnak belőlük másolatot. A weclapp-tokent egy erre a célra létrehozott weclapp-felhasználóhoz hozza létre, ne egy munkatárs saját fiókjához: ha a token tulajdonosának fiókját deaktiválják, a kapcsolat leáll.
• A személyek a munkaterületen, a projekteken és a kapcsolati jogosultságokon keresztül kapnak hozzáférést, ideális esetben csapatokon keresztül.

Ha valaki távozik, a hozzáférését szünteti meg. A cég kulcsait nem kell lecserélnie.

A kétperces kiléptetés

1. Távolítsa el a személyt a csapataiból a Beállítások → Csapatok oldalon. Az ezeken a csapatokon keresztül kapott projekt- és kapcsolati hozzáférés megszűnik. Lásd: személyek és csapatok.
2. Ellenőrizze a közvetlen jogosultságokat. A közvetlenül a személynek, nem csapaton keresztül adott hozzáférést külön kell eltávolítani a projekt Megosztás lapján és a kapcsolat Hozzáférés beállításánál. Lásd: hozzáférés ellenőrzése, ha változnak a feladatkörök.
3. Távolítsa el a munkaterületről a Beállítások → Személyek oldalon.
4. Tekintse át az ütemezett feladatokat, amelyeket ő hozott létre, vagy amelyek az ő nevében futnak, és szükség szerint rendelje át vagy hozza létre újra őket. Lásd: ütemezett feladatok jogosultságai.

A beszélgetései, javaslatai és jóváhagyásai a cég projektjeiben maradnak. A tevékenységének nyilvántartása nem távozik vele. Lásd: Ki hagyta ezt jóvá?

Készüljön a következő szezonra, ne csak erre

A kiléptetést a belépéskor érdemes megtervezni:

• Hozzon létre szerepkör szerinti csapatokat, például „Recepció”, „Housekeeping”, „Szezonális F&B” vagy „Raktár”, és a projekt- és kapcsolati hozzáférést a csapatnak adja meg, ne egyéneknek.
• Projektszerepkörök. A Megtekintők követhetik az eredményeket, a Közreműködők használhatják a beállított kapcsolatokat és módosításokat készíthetnek elő, a Projektmenedzserek pedig jóváhagyhatnak. A meghívott projekttagoknak nem kell külön kapcsolati hozzáférés.
• A jóváhagyás maradjon az állandó munkatársaknál. A terheléseket, visszatérítéseket és árváltozásokat olyasvalaki hagyja jóvá, aki a következő hónapban is ott lesz.
• Meghívókat használjon, ne közös fiókokat. Mindenki saját bejelentkezést kap. Lásd: személyek és csapatok.
• A szezon végén egyetlen lépésben ürítse ki a szezonális csapatot.

Egyszerű negyedéves felülvizsgálat

Negyedévente egyszer egy munkaterület-adminisztrátor ellenőrizze:

• ki tagja az egyes csapatoknak,
• mely személyeknek van közvetlen jogosultsága kapcsolatokhoz,
• kinek van Jóváhagyás és Konfigurálás jogosultsága,
• milyen ütemezett feladatok léteznek, és mihez férnek hozzá.

Ha korábban bemásolt tokeneket használt

1. Hozzon létre új hitelesítő adatokat a weclappban, a Shopifyban vagy az ASA-ban, és kizárólag a Stewardban csatlakoztassa őket.
2. Vonja vissza a régi tokeneket.
3. Kérje meg a munkatársakat, hogy töröljék a tokeneket vagy ügyfélexportokat tartalmazó beszélgetéseket.
4. Vegye fel az „MI-eszközök” pontot a kiléptetési ellenőrzőlistájára.

A teljes ellenőrzőlistát a Bemásolja az API-tokenjét a ChatGPT-be? című cikkben találja.

Első lépések

Hozzon létre csapatokat, adjon projektszerepköröket és kapcsolati jogosultságokat a csapatoknak, és mostantól tegye az MI-hozzáférést a belépési és kiléptetési folyamat részévé.