Ki hagyta ezt jóvá? MI-módosítások naplózása az ERP-ben és a webshopban
Ha az MI árat, rendelést vagy terhelést módosít, tudnia kell, ki kérte, mi volt a javaslat és ki hagyta jóvá. Ellenőrzött módosítások naplója a Stewardban.
A kérdés, amely előbb-utóbb felmerül
Három héttel később valaki észreveszi, hogy 60 cikk ára 10%-kal csökkent. Vagy egy kedvezménykód egyetlen kollekció helyett az egész webshopra érvényes volt. Vagy egy vendéget olyan minibártételért terheltek meg, amelyet állítása szerint el sem vett.
Az első kérdés mindig ugyanaz: ki tette ezt, és miért?
Ha egy ember közvetlenül a rendszerben dolgozik, a változásnapló talán megad egy felhasználónevet. MI-eszközöknél a válasz gyakran rosszabb: „az MI csinálta”, az ügyvezető tokenjével, valakinek a személyes csevegéséből indítva, amelyet senki más nem lát.
Mit tartalmaz egy hasznos MI-napló?
Minden MI által előkészített módosításhoz egy vállalkozásnak öt tényre van szüksége:
- A kérés: ki kérte, és milyen szavakkal?
- A javaslat: pontosan mely rekordok és értékek változtak volna?
- A döntés: ki hagyta jóvá vagy utasította el, és mikor? Ha elutasította, miért?
- Az eredmény: mi történt ténylegesen a rendszerben, tételenként?
- A kontextus: melyik beszélgetés, projekt és üzleti ok vezetett hozzá?
Sok MI-csatlakozó ezeknek csak egy részét rögzíti.
Hogyan rögzíti a Steward a módosításokat?
Minden módosítás, amelyet a Steward Jóváhagyás kérése módban készít elő, vagy amelynek ellenőrzését egy jóváhagyási szabály előírja, javaslattá válik a beszélgetésben. Az Automatikus módban futó módosítások nem ellenőrzött javaslatok: futásuk előtt senki sem dönt róluk.
- A kérés a csevegőüzenet, egy megnevezett személytől, egy közös projektben.
- A javaslat minden tételt felsorol a mező nevével, a jelenlegi és a javasolt értékkel. A pontos kérést is tartalmazza, amely el lesz küldve. Lásd: Módosítások áttekintése és jóváhagyása.
- Független magyarázat. A weclappnál egy külön MI-modell írja le a kérés üzleti hatását, anélkül hogy látná a munkabeszélgetést. Ez második véleményt ad a jóváhagyónak.
- A döntést a döntést hozó személlyel és az esetleges elutasító üzenettel együtt rögzítjük. Csak a Jóváhagyás jogosultsággal és a projektben Közreműködő vagy Projektmenedzser szerepkörrel rendelkezők dönthetnek.
- Az eredmények tételenként jelennek meg, a részleges hibákkal együtt. A bizonytalan kimeneteleket bizonytalanként jelöljük, soha nem sikeresként.
Mindez a projekt közös előzményeiben marad, ahol a hozzáféréssel rendelkező kollégák később is megtalálják.
Beépített feladatmegosztás
A könyvvizsgálók egy egyszerű elvet kedvelnek: aki előkészít egy módosítást, ne egyedül ő hagyja jóvá. A Stewardban ez az elv egy hozzáférési beállítás:
| Szerepkör | Steward-jogosultságok a kapcsolaton |
|---|---|
| Ügyintéző vagy asszisztens | Közreműködő |
| Vezető | Olvasás és Jóváhagyás: jóváhagyhatja a módosításokat |
| Informatikai partner | Konfigurálás: karbantartja a kapcsolatot, üzleti adatok nélkül |
Ezeket a jogosultságokat személyeknek vagy csapatoknak a kapcsolati jogosultságoknál adhatja meg. Egy jóváhagyás pontosan az előkészített csomagra vonatkozik. Soha nem bővíti senki jogosultságait, és nem hagy jóvá későbbi módosításokat.
Módosítások, amelyeket mindig ellenőrizni kell
Egyes módosításoknak soha nem szabad ember nélkül lefutniuk, bármilyen módban van is a beszélgetés. A Steward szigorú alapértelmezésekkel rendelkezik:
- Shopify: visszatérítések, fizetés terhelése, rendelések törlése, teljesítés, közzététel, törlés és vevőértesítések.
- ASA HOTEL: szobaterhelések, terhelési bizonylatok, foglalások létrehozása, wellnessfoglalások és szobaüzenetek.
Bármely kapcsolathoz saját jóváhagyási szabályokat is hozzáadhat, például weclappnál „a vevői rendelések létrehozását mindig ellenőrizni kell”.
A bizonytalan eredményeket rögzítjük, nem rejtjük el
Ha egy módosítás vagy eljutott a rendszerhez, vagy nem, például egy időtúllépés után, a Steward bizonytalanként rögzíti, és nem próbálkozik újra. Az ASA HOTEL-nél egy személy ellenőrzi a rendszert, és rögzíti az igazolt kimenetelt, bizonyítékként egy hivatkozással. Az eredeti eredmény változatlan marad, az emberi ellenőrzés mellé kerül.
Olvasások és ismétlődő riportok
Nem minden bejegyzés módosítás. Az ütemezett feladatok mutatják, kinek a nevében futnak, mely kapcsolatokat használják, milyen jogosultsági módban futnak, és minden futás eredményét. Egy Csak olvasás módú napi riport már önmagában bizonyítja, hogy a folyamat nem módosíthat adatokat.
Mit nem helyettesít?
A Steward nyilvántartása a Stewardon keresztül előkészített módosításokra terjed ki. Az ERP-rendszere, a webshopja és a szállodai rendszere saját naplót vezet, és az ezekben a rendszerekben közvetlenül végzett módosítások ott jelennek meg, nem a Stewardban. A könyvvezetési kötelezettségei változatlanok.
Első lépések
Projektszerepkörök. A Megtekintők követhetik az eredményeket, a Közreműködők használhatják a beállított kapcsolatokat és módosításokat készíthetnek elő, a Projektmenedzserek pedig jóváhagyhatnak. A meghívott projekttagoknak nem kell külön kapcsolati hozzáférés.