Due controlli weclapp che ogni azienda dovrebbe automatizzare: ordini non pagati e margini negativi

Piccoli controlli, tanti soldi

La maggior parte delle aziende non perde denaro in un unico evento clamoroso. Lo perde in piccole perdite che nessuno nota per settimane: una fattura scaduta da tre settimane, un articolo venduto sotto il prezzo di acquisto dopo che un fornitore ha alzato i prezzi, un’offerta che nessuno ha seguito.

weclapp contiene tutto ciò che serve per individuare queste perdite. Quello che di solito manca è qualcuno che guardi ogni giorno. Questo articolo mostra due controlli che il tuo team può configurare in Steward in circa cinque minuti ciascuno. Entrambi girano in automatico e non possono mai modificare un record.

Controllo 1: ordini non pagati ogni giorno alle 17:00

A cosa risponde

“Quali clienti ci devono soldi, quanto è scaduto e chi ha bisogno di un sollecito oggi?”

Come configurarlo

1. Apri Pianificate e seleziona Nuova attività. Vedi Creare un’attività pianificata per tutti i campi.
2. Chiamala Ordini non pagati giornalieri e scegli il tuo progetto di amministrazione.
3. Imposta Ripeti su Ogni giorno, l’ora alle 17:00 e il tuo fuso orario.
4. Seleziona la tua connessione weclapp e scegli Sola lettura come modalità di autorizzazione.
5. Usa istruzioni come queste:

Controlla le fatture e gli ordini di vendita non pagati. Riassumi cliente, numero del documento, data di scadenza e importo da incassare in euro. Mostra prima le voci scadute, raggruppate per cliente, con un totale per cliente. Evidenzia tutto ciò che è scaduto da più di 30 giorni. Non modificare nessun record.

Seleziona una volta Esegui ora per controllare il risultato, poi affina le istruzioni se serve.

Perché Sola lettura è importante

Un’attività pianificata gira senza che nessuno la segua. Sola lettura assicura che possa leggere e fare report, ma mai modificare un record in weclapp, qualunque cosa dicano le istruzioni. Le autorizzazioni e le connessioni dell’attività vengono verificate a ogni esecuzione.

Controllo 2: articoli venduti sotto il prezzo di acquisto, ogni lunedì

A cosa risponde

“Quali articoli hanno un prezzo di vendita pari o inferiore al prezzo di acquisto, e quali ordini recenti ne sono stati colpiti?”

Gli aumenti di prezzo dei fornitori arrivano spesso via email, e i prezzi di vendita vengono aggiornati più tardi o per niente. Questo controllo settimanale chiude la falla.

Come configurarlo

Crea una seconda attività pianificata: Ogni settimana, lunedì, 08:00, la stessa connessione e Sola lettura.

Trova gli articoli il cui prezzo di vendita attuale è pari o inferiore al prezzo di acquisto, oppure con un margine inferiore al 10%. Elenca numero articolo, nome, prezzo di acquisto, prezzo di vendita e margine. Poi elenca gli ordini di vendita degli ultimi 7 giorni che contengono questi articoli. Non modificare nessun record.

Trasformare il risultato in azione

Se il report del lunedì mostra problemi, un Collaboratore o Responsabile del progetto può chiedere in una chat normale:

Prepara nuovi prezzi di vendita per gli articoli del report sui margini di stamattina, in modo che ognuno abbia almeno il 25% di margine. Arrotonda a ,90 e mostrami prezzi vecchi e nuovi.

Steward prepara una proposta in modalità Chiedi approvazione. Il responsabile vendite controlla ogni prezzo e approva o rifiuta l’intero blocco. Report, proposta e decisione restano nel progetto, così in seguito puoi vedere perché i prezzi sono cambiati.

Rendi coerenti i risultati

Aggiungi una sola volta le regole della tua azienda alle istruzioni condivise del progetto, e ogni esecuzione pianificata le seguirà:

Riporta gli importi in euro, al netto dell’IVA. Escludi i clienti di test il cui nome inizia con “TEST”. “Scaduto” significa oltre la data di scadenza della fattura, non la data dell’ordine.

Chi vede cosa

• Il team amministrativo riceve l’accesso da Visualizzatore o Collaboratore al progetto e l’autorizzazione Lettura sulla connessione weclapp.
• Solo il responsabile vendite ha l’autorizzazione Approvazione per le modifiche ai prezzi.
• Un Responsabile del progetto crea e gestisce le attività pianificate.

Altri controlli che vale la pena automatizzare

• Offerte più vecchie di 30 giorni che non sono diventate ordini.
• Clienti che l’anno scorso ordinavano ogni mese ma non negli ultimi 60 giorni.
• Spedizioni previste per oggi non ancora imballate.
• Articoli con giacenza ma senza vendite da 90 giorni.

Inizia ora

Collega weclapp, attivalo per il tuo progetto di amministrazione e crea la tua prima attività pianificata. Per i dettagli tecnici sull’API dietro questi controlli, vedi gli esempi di API weclapp.